Способность учиться быстрее, чем ваши конкуренты, может быть, единственное, заслуживающее поддержки, конкурентное преимущество.
А. де Геуз
Способность учиться быстрее, чем ваши конкуренты, может быть, единственное, заслуживающее поддержки, конкурентное преимущество.
А. де Геуз
Компания АНД Проджект объявляет о завершении проекта внедрения электронной системы управления закупками на базе Microsoft SharePoint в крупной международной компании Air Liquide ("Эр Ликид").
Группа компаний Air Liquide ("Эр Ликид") является мировым лидером в производстве газов для промышленности, здравоохранения, защиты окружающей среды и насчитывает 43 600 сотрудников в 80 странах. В России Air Liquide представлена с 1989 года и за это время накопила существенный опыт работы.
Стремительный рост и расширение масштабов деятельности Air Liquide требовали нового подхода к организации информации, систематизации текущих задач и их выполнения. Поскольку при работе с большим объемом данных необходимы усиленные структуризация и контроль, было принято решение внедрить электронную систему управления закупочным процессом, так как для компании он является одним из ключевых и во многом определяет эффективность бизнеса в целом.
"Мы искали оптимальный по соотношению цены и функциональности инструмент, в котором бы учитывались локальные потребности и специфика деятельности Air Liquide, в частности, в области логистики и таможни. К тендеру были привлечены различные компании. В итоге была выбрана "АНД Проджект", которая предложила достаточно гибкое и быстрое в разработке решение на основе современной и динамично развивающейся платформы Microsoft SharePoint", - рассказывает Татьяна Гийометт, директор департамента закупок Air Liquide.
Целью проекта стало создание системы, которая бы максимально учитывала специфику деятельности крупной, территориально-распределенной компании с централизованной структурой снабжения и повышала эффективность бизнес-процесса закупок. С помощью новой автоматизированной системы планировалось минимизировать бумажный документооборот и максимально ускорить движение заказа от момента создания до закрытия, а также эффективно управлять расходами компании - осуществлять контроль закупочной деятельности по ключевым показателям эффективности.
В рамках проекта для автоматизации закупочного процесса в компании Air Liquide в России создана система на базе Microsoft SharePoint, получившая название ALPS (Air Liquide Procurement System). Новая система не является только закупочным инструментом, поскольку в данном процессе участвуют люди из разных департаментов, и каждый из них выполняет определенную роль: одни инициируют, другие согласуют, третьи исполняют, четвертые контролируют.
В целом, функциональность системы полностью покрывает закупочный цикл: от инициации потребности - до приемки и оплаты. Важной особенностью реализованного решения стала работа с бюджетами подразделений, а именно, 2-х ступенчатый бюджетный контроль на уровне согласования заявки и на уровне согласования договора и заказа на закупку с учетом постоянно обновляющихся курсов валют. Также система вобрала в себя большую часть логики, касающейся работы с платежами: на основании условий оплаты, указанных в карточке договора, и данных о приемках товаров и услуг по данному договору, система автоматически рассчитывает сумму следующего платежа, исключая таким образом вероятность ошибки пользователя.
Поскольку непосредственная работа с платежами ведется в бухгалтерской программе и в системе "банк-клиент", в ходе проекта была настроена двусторонняя интеграция в части выгрузки утвержденных заявок на оплату и загрузки факта, включая фактическую сумму и фактический курс на дату платежа, в систему ALPS. Благодаря такой схеме у каждого платежа есть след в электронной истории согласования, а ответственные за конкретную закупку сотрудники могут легко отслеживать состояние оплаты по заказу и использовать эти данные в работе с поставщиками.
"Ключевой особенностью проекта стало полное исключение бумажного документооборота в части работы с заявками, договорами и заказами. Все процедуры согласования переведены в систему и имеют историю согласования, что существенно снижает финансовые и операционные риски современной компании, работающей в соответствии с общепризнанными мировыми стандартами", - комментирует Андрей Викулин, руководитель отдела проектов SharePoint компании "АНД Проджект".
Параллельно с внедрением системы шла централизация базовых справочников компании: кодификация закупаемой номенклатуры и централизованное ведение базы контрагентов и предоставляемых ими товаров и услуг. В свою очередь, все товары и услуги строго кодифицированы в соответствии с корпоративным многоуровневым классификатором, благодаря чему можно понять, когда и по какой цене закупалась конкретная единица продукции, анализировать полученную информацию. Именно это в итоге позволило реализовать в системе, помимо контроля и отслеживания жизненного цикла закупки, набор аналитических отчетов и KPI, которые позволяют консолидировать и отображать в удобном виде информацию по бюджетам, затратам, платежам и другим аспектам закупочной деятельности.
"Нашей целью было создание такой системы, которая бы максимально учитывала пожелания всех пользователей. Как результат, работающая система - это структурирование бизнес-процесса закупок, консолидация данных, возможность получения отчетов и аналитики, а также, что немаловажно, строгое соблюдение принципов разграничения полномочий в соответствии с корпоративными процедурами группы Air Liquide", - комментирует Татьяна Гийометт, директор департамента закупок Air Liquide.
Адрес редакции: 117997, Москва, Профсоюзная ул., д. 65, оф. 360
Телефон: (926) 212-60-97.
E-mail: info@avtprom.ru или avtprom@ipu.ru
© ООО Издательский дом "ИнфоАвтоматизация", 2003-2024 гг.