Там, где «удалёнка» невозможна. Какие управленческие технологии и подходы периода пандемии может и должен взять на вооружение реальный сектор

Карантинные меры неодинаково влияют на разные отрасли и типы бизнеса: для некоторых самоизоляция проходит относительно безболезненно, но для многих предприятий работать в удаленном режиме оказывается практически невозможно или крайне затруднительно. Ко второй группе относится, в первую очередь, реальный, производственный сектор и сфера услуг, где необходимо присутствие сотрудников на рабочем месте, или клиентов в зале, кабинете или офисе – здесь виртуализация работает далеко не всегда. В то же время, условия, в которых оказалась вся мировая и российская экономика, заставляют заново оценить преимущества, возможности, стоимость и границы автоматизации и цифровизации. И не только ради текущего момента, но и на будущее, ведь грамотно выстроенная, гибкая и адаптивная автоматизированная система управления для любого предприятия – это именно то, что сможет обеспечить стабильное развитие в посткарантинных условиях. При этом очевидно, что проводить автоматизацию по единому для всех шаблону невозможно, но, тем не менее, приобретаемый сейчас новый «шоковый» опыт позволит в дальнейшем сделать внедрение автоматизированных систем более сфокусированным и плавным.

Сейчас мы видим, что сложившаяся ситуация стала своего рода катализатором цифровизации на всех уровнях, ведь даже те компании, которые почти не задумывались о серьезной ИТ-модернизации, теперь просто вынуждены двигаться в этом направлении. Если до пандемии, по имеющимся данным, в России на удаленной работе было около 10-15% сотрудников, то «на выходе» из пандемии таких будет, как минимум, каждый третий. Но для того, чтобы такая трансформация без потери эффективности стала возможной, предприятиям необходимо переосмыслить и во многом перестроить свои бизнес-процессы. Мы знаем, что многие российские предприятия до сегодняшнего дня продолжали работать по старинке. Это означает, что начать нужно с самых простых шагов, которые, откровенно говоря, стоило бы сделать еще раньше, независимо от пандемии и кризиса.

Первым из таких шагов должно стать создание адекватной коммуникационной инфраструктуры. К сожалению, на некоторых предприятиях до сих пор не внедрены такие базовые системы, как, например, единая корпоративная телефония. Из-за этого связь с удаленными сотрудниками идет через их личные мобильные или домашние телефоны. Причем сейчас на рынке предлагается достаточно удобных, простых и недорогих решений, в том числе облачные АТС, подключить которые не составляет большого труда. Но надежная и современная связь – это минимальное необходимое условие, которое должно быть выполнено.

Второй базовый и сравнительно легко реализуемый шаг – это создание облачного корпоративно хранилища документов, обеспечивающего разграничение прав доступа, контроль версий документов и процедуры их подготовки и согласования. То, что пересылка документов по электронной почте ведет к хаосу (и о чем ИТ-специалисты предупреждали многие годы), сейчас стало видно особенно наглядно. Скажу больше: доступное любому предприятию корпоративное документное хранилище, плюс широкое использование электронных таблиц (Excel), даже в отсутствии специализированных управленческих систем (CRM и других), поможет решить, как минимум, половину текущих проблем координации удаленной работы для любого предприятия. Кстати, с бухгалтерским и кадровым учетом и отчетностью тоже не должно быть проблем, поскольку в 1С давно реализована поддержка удаленной работы.

После выполнения этих двух первых базовых шагов, следует прейти непосредственно к оптимизации и адаптации бизнес-процессов под работу в удаленном режиме. Для решения этой задачи на рынке представлены различные инструменты, обеспечивающие свой уровень адаптивности, удобства использования и трудоемкости внедрения. Что это на практике означает для производственных компаний? Каждое такое предприятие всегда ищет компромисс между ручным трудом и роботизацией, решая, что дешевле: робот или человек. В России, на сегодняшний день, роботизирована очень небольшая доля предприятий (прежде всего, это вредные производства, и такие, где ручной труд не позволяет достичь необходимого качества продукции), но ситуация, под влиянием внешних обстоятельств, будет быстро меняться, и все больше предприятий обратятся к роботизации и автоматизации. И хотя главный фактор – экономическая целесообразность – сохранится, новые риски и новые условия ведения бизнеса сместят точку отсчета в пользу новых технологий. Ради снижения рисков полной остановки производства, многие будут готовы инвестировать в роботизацию, пусть и за счет временного увеличения затрат.

Отдельно хочу подчеркнуть еще одну проблему, с которой сейчас столкнулись все предприятия, как производственные, так и сервисные, – это неготовность существующих механизмов управления персоналом к массовой удаленной работе. Оказалось, что контролировать работу сотрудников стало очень тяжело, для этого необходимы новые системы удаленного администрирования и управления, обеспечивающие как оптимальное распределение задач и ответственности, так и дистанционную оценку времени, качества и эффективности исполнения.

Существовавшие традиционные подходы малоэффективны. Например, кто-то из сотрудников работает более формально, по нормативам, а кто-то – трудоголик и готов вкладывать в работу все свое время. Но тут возникает проблема: такой человек, находясь на «удаленке», не имеет возможности вовремя отключиться, и в результате наступает утомление от работы, люди выматываются, «выгорают». Как добиться необходимой производительности труда и при этом не измотать людей в «ноль»? Именно здесь нужны новые инструменты менеджмента, поскольку не все сотрудники обладают способностью грамотно распределять свое время без внешнего контроля, и в результате страдают сроки и качество. В случае нашей компании, одна из техник, которые мы используем, – это ограничение времени написания кода (измерение того, сколько человек сидел перед монитором и что-то писал) с привязкой к системе оценки эффективности (которая определяет соответствие результата сотрудника нормативам, и, как следствие, его уровень вознаграждения). Но, если говорить в целом, необходимо пересмотреть подходы к оценке и стимулированию персонала. Для создания такой системы оценки эффективности нужен консультант, аналитик, разбирающийся в специфике работы предприятий того или иного типа.

В новых условиях проявилось также отсутствие как теории, так и признанной практики мотивации удаленных сотрудников. Сейчас, когда существовавшие связи внутри коллектива трансформировались, прежние механизмы стимулирования работают заметно хуже, особенно те, которые были связаны с нематериальными формам поощрения. Какие формы и методы должны быть задействованы? Возможно, мотивация должна стать более быстрой, быть практически в реальном времени, «по горячим следам». Ответа для себя мы пока не нашли, это еще не решенная задача.

Итак, для сохранения эффективности на «удаленке» любое предприятие должно решить, как минимум, три задачи: обеспечить адекватную инфраструктуру коммуникации, создать облачное хранилище корпоративных документов и систему доступа к нему, и, наконец, внедрить новые инструменты управления проектами и процессами, администрирования и мотивации сотрудников. Именно такого подхода всегда придерживалась ALP Group. Мы, как и раньше, используем годами отточенный инструмент – систему управления людьми и инцидентами, которая прекрасно подходит и для удаленного управления. Ее же мы всегда предлагаем поставить и нашим заказчикам, поскольку ее применение обеспечивает проекту необходимую прозрачность: им мы, и заказчик всегда видим, в каком статусе находится та или иная задача и на чьей стороне «мяч». Система открыта, пока идет совместный проект, но компании могут использовать ее и в дальнейшем, для внутренних нужд.

alp.ru