Стремление к новому - есть первая потребность человеческого воображения.
 
 

Стендаль

 

Связь с редакцией
Рассылка новостей

Как в разы повысить эффективность компании с помощью автоматизации процессов проектного управления?

19.05.2022 13:26

Специалисты ГК ADVANTA совместно с командой АНО ДПО "Техническая Академия Росатома" около года реализовывали проект внедрения платформы. Рассказываем, как это происходило и каких результатов удалось достичь.

В октябре 2020 года к нам обратилось руководство Центра информационных систем поддержки обучения - одного из ведущих подразделений Технической Академии Росатома.

АНО ДПО "Техническая Академия Росатома" имеет 55-летнюю историю и специализируется на дополнительном профессиональном образовании, профессиональной переподготовке и поддержании квалификации руководителей и специалистов атомной энергетики и промышленности.

Направления деятельности Академии:

  • дополнительное профессиональное образование в области ядерной и радиационной безопасности, национальной безопасности, поддерживающих процессов атомной отрасли;
  • подготовка персонала зарубежных АЭС (в том числе - строительный персонал и персонал технического обслуживания и ремонта АЭС);
  • подготовка персонала ядерной инфраструктуры (включая профессорско-преподавательский состава и трансфер ядерного образования);
  • информационно-консультационные услуги (в т.ч. разработка учебно-методической документации, научно-техническая экспертиза, аттестация и сертификация технических средств защиты);
  • конференц-сервис (включая организацию и проведение конференций, гостиничный сервис, организацию питания и быта российских и зарубежных слушателей, транспортно-логистические и визовые услуги, полиграфию).
  • Академия сегодня - это образовательный, научно-методический центр Госкорпорации "Росатом" в области обеспечения безопасного использования атомной энергии и единый отраслевой центр развития компетенций в области ядерных технологий.

    В 2018 году руководством Академии был взят курс на цифровую трансформацию основных бизнес-процессов. Первым этапом преобразований стало создание проектного офиса, методологии и единых стандартов управления проектами. Следующий закономерный шаг - автоматизация процессов для основных типов проектов, реализуемых в учебном заведении:

  • инвестиционный проект развития, цель которого - запуск интегрированного экспортного продукта "Подготовка персонала ядерной инфраструктуры, персонала подрядных организаций, эксплуатационного персонала атомных станций, строящихся за рубежом по российским проектам";
  • проекты подготовки персонала зарубежных АЭС (включая предконтрактную подготовку);
  • проекты по оказанию информационно-консультационных услуг (проекты длительностью от месяца до года).
  • Почему решили что-то менять?

    До этого момента у организации не было единой информационной системы управления проектами. Планирование проектов обучения велось в различных программных продуктах. Мониторинг проектных работ осуществлялся администраторами в MS Project. Сбор данных и подготовка отчетности велась в ручном режиме и занимала достаточно длительное время.

    Раз в месяц сводная информация по проектам передавалась в проектный офис для подготовки итогового отчета Ректору. Данные по финансам выгружались из 1С и сводились в таблицах Excel. Руководство Академии не могло видеть в реальном времени общую картину с актуальными статусами проектов, в том числе международного. Соответственно, было достаточно сложно управлять финансами и сроками проектов, а значит, расширять портфель образовательных программ.

    Руководству Академии был необходим единый инструмент, который позволил бы повысить прозрачность управления проектами, контролировать выполнение работ на разных стадиях реализации проектов, формировать оперативную и достоверную отчетность по проектам для принятия эффективных управленческих решений.

    Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: "Изначально перед системой была поставлена задача автоматизации процессов управления проектами. Но мы ставили перед ней и более глобальную цель - повышение эффективности проектной деятельности и возможность управления бизнесом в режиме онлайн. То есть формирование в реальном времени картины исполнения всех проектов для руководителей всех уровней. А это и управление ресурсами, и бизнес-процессами, и всей деятельностью, в целом".

    Что немаловажно, система должна иметь встроенный API и обеспечивать легкую интеграцию с другими действующими системами организации. Всем этим требованиям в полной мере соответствовала информационная система управления проектами ADVANTA. В конечном итоге, она была выбрана топ-менеджментом Академии из нескольких систем с похожим функционалом.

    Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: "Мы остановили свой выбор на системе ADVANTA по ряду факторов. Во-первых, по рекомендации коллег, ранее внедривших ее у себя. Во-вторых, это импортозамещающее решение, которое крайне актуально сейчас для предприятий корпоративного сектора. В-третьих, система достаточно проста в использовании, настраивается под наши задачи без программирования и содержит все необходимые нам функции".

    Какие цели и задачи поставил топ-менеджмент Академии перед проектом внедрения?

    Это следующее:

  • Повышение эффективности и прозрачности проектного управления;
  • Настройка инструментов сбора данных по проектам с учетом действующих в Академии процедур;
  • Перенос графиков из MS Project и данных по финансам из 1С.
  • Автоматизация процессов подготовки отчетности для руководства, в том числе финансовой.
  • Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA?

    Проект внедрения специалисты ГК ADVANTA совместно с командой заказчика реализовывали около года в несколько этапов.

    Сначала были настроены основные компоненты проектного управления - реестр проектов, единое хранилище проектной документации, проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов. Создана единая рабочая среда для обсуждения вопросов и обмена информацией между участниками проектов.

    В рамках следующего этапа в системе был настроен контур по управлению финансами проектов, подготовлены дашборды (информационные панели управления) по статусу проектов и статусу задач компонентов проекта.

    Запуск системы в эксплуатацию состоялся уже через 3 месяца после старта проекта. Завершающие фазы внедрения заказчик провел своими силами - произвел настройку системы под проекты по подготовке персонала зарубежных АЭС и оказанию информационно-консультационных услуг.

    Каких результатов удалось достичь?

    Результаты следующие:

  • На базе платформы ADVANTA создана единая система управления проектами Академии.
  • Внедрены функциональные контуры управления: портфели и программы, реестр проектов, содержание и сроки, статус-отчеты и эскалация проблем, финансы и бюджет.
  • Применена методика управления по контрольным точкам. Налажен четкий контроль этапов проектов со стороны всех участников.
  • В систему успешно импортированы графики из MS Project и данные по финансам за 5 лет по 15 компонентам.
  • Сформирована единая структура хранения информации по типам проектов.
  • Настроена отчётность о статусе работ, задач, отдельных компонентов и проекта в целом, исполнению бюджета. Трудозатраты и время на подготовку отчетности снизились в 3-5раз - с нескольких дней до нескольких минут.
  • Подготовлен дашборд по проекту, обобщающий информацию по статусу работ и исполнению бюджета.
  • Настроены отчёты для оперативного отслеживания отклонений, возникающих в ходе реализации проектов.
  • Проведено обучение администраторов и ключевых пользователей системы.
  • Произведена интеграция ADVANTA с другими действующими информационными системами Академии.
  • Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: "В ходе внедрения ИТ-решения специалистами ADVANTA была оказана экспертная поддержка - развертывание и начальная настройка системы под требования и особенности одного из типов проектов. Было проведено обучение администраторов и конечных пользователей в дистанционном и очном режимах. По мере развития системы и ввода проектов новых типов эксперты ADVANTA сопровождали процесс настройки, делились интересными решениями по результатам ранее выполненных проектов, предлагали способы реализации запрашиваемого пользователями функционала.

    В результате использования системы в несколько раз (от 3 до 5) сократилось время на подготовку отчетов, так как сформирована единая система хранения информации. Полученную выгоду можно описать в единицах рабочего времени руководителя проектов - экономия до 10-15%. Внедрение системы упростило проектную деятельность в компании: унифицированы требования к вводимой информации, данные быстро обрабатываются и результат предоставляется в требуемом для участников проектов виде. Разработана система дашбордов, позволяющая в онлайн режиме получать оперативную информацию о ходе и состоянии проекта и его компонентов".

    Выводы

    Заказчик отмечает, что внедрение ИСУП позволило качественно улучшить процессы управления проектами Академии и обеспечило менеджмент актуальной информацией по статусам выполнения проектных работ.

    В ходе работы над проектом командам внедрения с обеих сторон удалось выстроить эффективные партнерские взаимоотношения, что является залогом успеха любого проекта организационных изменений.

    www.advanta-group.ru

    Проекты

    Адрес редакции: 117997, Москва, Профсоюзная ул., д. 65, оф. 360
    Телефон: (926) 212-60-97.
    E-mail: info@avtprom.ru или avtprom@ipu.ru

    © ООО Издательский дом "ИнфоАвтоматизация", 2003-2022 гг.

    Rambler`s Top100 Rambler`s Top100
    Рейтинг@Mail.ru
    РассылкиSubscribe.Ru
    Автоматизация в
    промышленности