Эффективные коммуникации - залог успешного ERP-проекта

Один из крупнейших российских поставщиков электронных компонентов компания "Промэлектроника" (г.Екатеринбург) с помощью компании "АНД Проджект" реализует проект внедрения ERP-системы на базе Microsoft Dynamics AX. Условие успешного проекта - хорошая подготовка и качественное взаимодействие специалистов заказчика и интегратора, считает Галина Логунова, руководитель отдела аналитики компании "Промэлектроника".

Компания "Промэлектроника" работает на рынке более 17 лет и является одним из крупнейших российских поставщиков электронных компонентов (по данным отчета EuroPartners, Paris), а в Уральском регионе и Сибири - самым крупным. Ассортимент продукции насчитывает более 40.000 наименований электронных компонентов, как отечественного производства, так и известных мировых производителей. Также компания является официальным дистрибьютором ряда крупных зарубежных производителей. "Промэлектроника" активно развивается и расширяет своё присутствие в регионах России. Именно необходимость поддержать развитие бизнеса с помощью современных ИТ-инструментов стала одним из основных стимулов внедрения в компании "Промэлектроника" комплексной автоматизированной системы управления на базе Microsoft Dynamics AX.

Проанализировав деятельность компании за год, руководство особое внимание обратило на склад - он оказался болевой точкой. Помимо того, что "Промэлектронику" выгодно отличает широчайший ассортимент продукции (на сегодня свыше 40 тыс. наименований), в компании есть большой объем складских помещений (в настоящее время около 2000 квадратных метров), который помог сохранять позиции в непростые кризисные времена. Руководство решило, что необходимо совершенствовать управление логистикой. Из старой складской системы компания давно уже выросла, уровень автоматизации был крайне низким. Пока масштабы бизнеса были сравнительно небольшими, можно было мириться с системой, но когда произошел рост, стало понятно, что дальше так жить нельзя.

Проект автоматизации склада в компании был доверено специально созданному отделу, который было предложено возглавить Галине Логуновой, руководителю отдела аналитики компании "Промэлектроника". Команде предстояло выбрать полноценную WMS-систему (Warehouse Management System, система управления складом). После проведения анализа всех бизнес-процессы, определили требования к системе и затем приступили к анализу представленных на рынке продуктов. Был составлен рейтинг изученных платформ. Далее по плану проведен выбор команды внедрения.

К вопросу внедрения "Промэлектроника" подходила максимально основательно, и в процессе стало понятным, что WMS-система должна быть интегрирована с существующей в компании системой управления, поскольку изменения складских бизнес-процессов должны были повлиять на смежные бизнес-процессы. Проведя SWOT-анализ других бизнес-процессов, выяснилось, что в оптимизации нуждаются: планирование закупок, управление дефицитом/профицитом склада, контроль даты поставки заказов, определение себестоимости товара с учетом логистических затрат, затрат на хранение и обработку и прочее. Таким образом, SWOT-анализ показал целесообразность внедрения новой ERP-системы.

Был проведён классический подбор платформы и интегратора с помощью специальной анкеты. Была создана комиссия - по сути расширенный совет директоров - куда вошли совладельцы компании, топ-менеджеры и эксперты. Было важно, чтобы платформа обеспечивала возможность реализации полноценной ERP-системы и внедрения WMS-системы, а также чтобы она была максимально гибкой и легко интегрировалась с другими системами. Среди важных требований к платформе была ее широкая распространенность в мире, поддержка на территории России, а также наличие шаблонов бизнес-процессов. Поскольку бизнес-процессы в "Промэлектронике" не были идеальными, то компания была в поиске эталона, на который можно ориентироваться.

В шорт-листе комиссии были известные системы: Microsoft, SAP, "Галактика", 1С. Также в тендере участвовали разработчики, которые создавали предыдущую управленческую систему, проработавшую у нас 15 лет. На момент внедрения эта система была поистине революционной, но за долгие годы устарела.

Конкурсная комиссия единодушно признала, что наилучшим функционалом, способным полностью покрыть наши бизнес-процессы, обладают продукты SAP и Microsoft. Помимо этого, данные вендоры обладают большой сетью партнеров и наиболее квалифицированной поддержкой. То есть, по основным параметрам ни одна из этих двух платформ не обладала преимуществом, счет в их "противостоянии" был признан равным. Но по стоимости владения система SAP проиграла - она была слишком дорогой. К тому же, было очевидным, что будет непросто удержать у себя хороших программистов SAP. Для поддержки же Microsoft Dynamics AX найти специалиста проще и дешевле, их можно будет обучить в процессе внедрения. Таким образом, в июне 2011 года совместно с "АНД Проджект" в компании "Промэлектроника" стартовал проект внедрения ERP-системы на базе Microsoft Dynamics AX.

Реализация столь масштабного проекта - большой опыт. Опираясь на него, можно дать несколько рекомендаций другим компаниям, которые занимаются внедрением ERP. Во-первых, необходимо тщательно готовиться к внедрению. Постарайтесь определить все недостатки существующих бизнес-процессов и описать то, как должно быть. Во-вторых, на этапе составления договора вместе с компанией-партнером проговаривайте все детали, чтобы у обеих сторон было однозначное понимание. В целом, проектная команда "Промэлектроники" и представители интегратора обсуждали внедрение достаточно подробно, но некоторые детали заказчик и исполнитель все равно упустили и поняли по-разному. В результате, не удалось избежать потерь времени, отдельные части проекта дорабатывались и регламентировались допсоглашениями. В-третьих, проведите первичное обучение команды. Обговаривайте формат обучения с партнером, при необходимости пользуйтесь дополнительным обучением по Dynamics AX. Консультанты должны говорить не на жаргоне, а на нормальном человеческом языке, иначе вы не будете понимать друг друга. В-четвертых, составьте перечень всех аспектов вашего бизнеса, которые нужно проговорить на встречах с консультантами партнера в рамках этапов анализа и дизайна. В-пятых, поддерживайте связь команд. Проводите регулярные еженедельные совещания (желательно раз в неделю), фиксируйте результаты. Современные технологии позволяют эффективно общаться и на расстоянии. Наконец, помните, что внедрение - это огромная работа, требующая ежедневного и ежечасного внимания.