Croc Code и АТАЧ внедрили систему электронного документооборота для Института ядерной физики им. Г.И. Будкера

Система электронного документооборота (СЭД) на базе решения АТАЧ, объединила более 2000 сотрудников из 170 подразделений института и обеспечила возможность безопасной удаленной работы с различных устройств. В данном решении реализован переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО), который разрешен Трудовым кодексом РФ и внедряется по стране с конца 2021 года.

Институт ядерной физики им. Г.И. Будкера Сибирского отделения Российской академии наук (ИЯФ СО РАН) (г. Новосибирск) является крупнейшим академическим институтом страны, ведет активную работу по подготовке научных и инженерно-технических кадров высшей квалификации. Кроме научных корпусов, институт имеет своё собственное экспериментальное производство с высоким уровнем технического и технологического оснащения. Удобный электронный документооборот при таком масштабе организации становится необходимостью.

В 2021 году институт провел процедуру закупки подходящего продукта. Победителем стала предложенная компанией Croc Code платформа цифровизации бизнес-процессов и документов АТАЧ разработки ООО «ММК-Информсервис».

Новая СЭД АТАЧ охватила организационно-распорядительную и кадровую документацию ИЯФ, входящую и исходящую корреспонденцию. Теперь внешние документы из электронной почты автоматически заносятся в систему и поступают в канцелярию для дальнейшей маршрутизации. Далее они проходят цикл обработки и согласования в электронном виде и могут быть направлены в ответ на обращение как в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП), так и на бумажном носителе при необходимости.

До внедрения новой СЭД, после получения входящего письма сотрудники канцелярии вручную заполняли бумажную карточку каждого входящего документа и отмечали в ней все действия, произведенные с документом, также вручную. Теперь процесс обработки входящей корреспонденции и определение исполнителя для ответа занимает не более пяти минут. Работа и с внешней, и с внутренней документацией выстроена так, что позволит вскоре отказаться от бумажных носителей.

Специалисты Croc Code и ММК-Информсервис перевели в электронный вид кадровый документооборот в части служебных записок, приема и перевода сотрудников, изменения условий работы и ставок, отпуска. Особое внимание уделили цифровизации допусков на специализированные работы, так как специфика института предполагает работу на опасных производственных объектах с определенным уровнем допуска сотрудников на участки. Это позволило ускорить процесс получения такого разрешения с нескольких недель до нескольких дней.

Все действия специалисты ИЯФ теперь производят в одном окне браузера, с помощью нескольких кликов и без переключений по вкладкам. Документ, поступивший на согласование, открывается сразу в карточке, без дополнительного скачивания. Есть возможность работы с полной функциональностью системы, в том числе подписания документов ЭП не только через веб-приложение, но и через телефон или планшет. Также СЭД формирует по запросу отчетность о ходе выполнения задач, соблюдении сроков выполнения и общему объему документации в зоне ответственности сотрудника. По каждому документу, прямо в СЭД, можно вести чат-переписку, что значительно ускоряет процесс согласования.

«АТАЧ – отечественная инновационная система, построенная на принципах простоты, удобства использования и высокого быстродействия, – комментирует руководитель продукта АТАЧ, менеджер ООО «ММК-Информсервис» Дина Бахарева. – В отличие от традиционных решений, которыми наполнен рынок, АТАЧ решает задачи пользователя максимально просто и легко, буквально в один клик. Концепция проекта нацелена на упрощение работы в СЭД вместо наращивания порой излишней функциональности, которая только тормозит процессы и заставляет пользователя путаться в опциях. АТАЧ — это, напротив, система, которая выполнит работу за вас: выпустит приказ, маршрут движения документа в организации, порекомендует резолюцию. Высокая скорость работы за счет простоты интерфейса, опций автоматизации и стабильного доступа к документам при пиковых нагрузках приносит результат: ускорение обработки документов».

В рамках данного проекта была настроена интеграция с существующей информационной системой ИРМА. Это собственная разработка ИЯФ СО РАН, представляющая собой базу данных по всем проектам института, функционирующая уже на протяжении не одного десятка лет. Сейчас обе информационные системы дополняют друг друга, а пользователям обеспечен доступ к данным в соответствии с организационной структурой и функциями сотрудника. Такая интеграция позволяет синхронизировать информацию по проектам, а также предоставить возможность поиска проектов в соответствии с классификацией института при загрузке документов в СЭД. Аналогично, СЭД АТАЧ легко интегрировалась с продуктами 1С института, в части данных о контрагентах, что значительно упрощает работу с входящей и исходящей корреспонденцией.

«Интеграция с информационными системами института - важный критерий для нас. В этих ИС аккумулируется как научно-исследовательская, так и административная деятельность Института за десятилетия. Ручной поиск свел бы на нет попытки цифровизации работы с документами. Нам также было важно, чтобы система была проста, удобна, интуитивно понятна и не требовала лишних действий при работе с ней. Новая СЭД вполне соответствует нашим ожиданиям, и мы готовы использовать её в Институте. Мы планируем значительно сократить трудозатраты сотрудников на работу с документами, ускорить все процессы согласования и направить высвобождающееся время на развитие Института. По результатам работы уже запланировано дальнейшее совершенствование и развитие нашей новой СЭД», - говорит заместитель директора ИЯФ СО РАН Дмитрий Беркаев.

Специалисты ММК-Информсервис обучили сотрудников института эффективной работе в новой ИС, показали поэтапное прохождение всех процессов в соответствии с должностями и типом документов.

Весь ближайший год Croc Code и ММК-Информсервис обеспечат работников всесторонней технической поддержкой. В дальнейшем институтом запланирован переход на новую версию АТАЧ и доработка визуальной части системы с использованием дашбордов. Кроме того, в перспективе - добавление функции электронного архива, корпоративного полнотекстового поиска по документам и дальнейшее развитие системы.

«Роль ИТ-компании в современных реалиях не сводится к банальному внедрению продукта по техническому заданию заказчика. Мы обязаны ориентироваться в рынке, выступать для заказчика как бизнес-партнер с проактивными рекомендациями по выбору оптимального решения. В работе с ИЯФ мы предложили продукт АТАЧ как наиболее простой, быстрый и удобный в обращении, отвечающий всем критериям заказчика. Наше партнерство с АТАЧ позволяет гарантировать удобную дальнейшую поддержку и модернизацию системы», - говорит Алексей Пестерев, директор бизнес-группы «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании Croc Code.

croccode.ru