Как в разы повысить эффективность компании с помощью автоматизации процессов проектного управления?

Специалисты ГК ADVANTA совместно с командой АНО ДПО "Техническая Академия Росатома" около года реализовывали проект внедрения платформы. Рассказываем, как это происходило и каких результатов удалось достичь.

В октябре 2020 года к нам обратилось руководство Центра информационных систем поддержки обучения - одного из ведущих подразделений Технической Академии Росатома.

АНО ДПО "Техническая Академия Росатома" имеет 55-летнюю историю и специализируется на дополнительном профессиональном образовании, профессиональной переподготовке и поддержании квалификации руководителей и специалистов атомной энергетики и промышленности.

Направления деятельности Академии:

Академия сегодня - это образовательный, научно-методический центр Госкорпорации "Росатом" в области обеспечения безопасного использования атомной энергии и единый отраслевой центр развития компетенций в области ядерных технологий.

В 2018 году руководством Академии был взят курс на цифровую трансформацию основных бизнес-процессов. Первым этапом преобразований стало создание проектного офиса, методологии и единых стандартов управления проектами. Следующий закономерный шаг - автоматизация процессов для основных типов проектов, реализуемых в учебном заведении:

Почему решили что-то менять?

До этого момента у организации не было единой информационной системы управления проектами. Планирование проектов обучения велось в различных программных продуктах. Мониторинг проектных работ осуществлялся администраторами в MS Project. Сбор данных и подготовка отчетности велась в ручном режиме и занимала достаточно длительное время.

Раз в месяц сводная информация по проектам передавалась в проектный офис для подготовки итогового отчета Ректору. Данные по финансам выгружались из 1С и сводились в таблицах Excel. Руководство Академии не могло видеть в реальном времени общую картину с актуальными статусами проектов, в том числе международного. Соответственно, было достаточно сложно управлять финансами и сроками проектов, а значит, расширять портфель образовательных программ.

Руководству Академии был необходим единый инструмент, который позволил бы повысить прозрачность управления проектами, контролировать выполнение работ на разных стадиях реализации проектов, формировать оперативную и достоверную отчетность по проектам для принятия эффективных управленческих решений.

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: "Изначально перед системой была поставлена задача автоматизации процессов управления проектами. Но мы ставили перед ней и более глобальную цель - повышение эффективности проектной деятельности и возможность управления бизнесом в режиме онлайн. То есть формирование в реальном времени картины исполнения всех проектов для руководителей всех уровней. А это и управление ресурсами, и бизнес-процессами, и всей деятельностью, в целом".

Что немаловажно, система должна иметь встроенный API и обеспечивать легкую интеграцию с другими действующими системами организации. Всем этим требованиям в полной мере соответствовала информационная система управления проектами ADVANTA. В конечном итоге, она была выбрана топ-менеджментом Академии из нескольких систем с похожим функционалом.

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: "Мы остановили свой выбор на системе ADVANTA по ряду факторов. Во-первых, по рекомендации коллег, ранее внедривших ее у себя. Во-вторых, это импортозамещающее решение, которое крайне актуально сейчас для предприятий корпоративного сектора. В-третьих, система достаточно проста в использовании, настраивается под наши задачи без программирования и содержит все необходимые нам функции".

Какие цели и задачи поставил топ-менеджмент Академии перед проектом внедрения?

Это следующее:

Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA?

Проект внедрения специалисты ГК ADVANTA совместно с командой заказчика реализовывали около года в несколько этапов.

Сначала были настроены основные компоненты проектного управления - реестр проектов, единое хранилище проектной документации, проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов. Создана единая рабочая среда для обсуждения вопросов и обмена информацией между участниками проектов.

В рамках следующего этапа в системе был настроен контур по управлению финансами проектов, подготовлены дашборды (информационные панели управления) по статусу проектов и статусу задач компонентов проекта.

Запуск системы в эксплуатацию состоялся уже через 3 месяца после старта проекта. Завершающие фазы внедрения заказчик провел своими силами - произвел настройку системы под проекты по подготовке персонала зарубежных АЭС и оказанию информационно-консультационных услуг.

Каких результатов удалось достичь?

Результаты следующие:

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: "В ходе внедрения ИТ-решения специалистами ADVANTA была оказана экспертная поддержка - развертывание и начальная настройка системы под требования и особенности одного из типов проектов. Было проведено обучение администраторов и конечных пользователей в дистанционном и очном режимах. По мере развития системы и ввода проектов новых типов эксперты ADVANTA сопровождали процесс настройки, делились интересными решениями по результатам ранее выполненных проектов, предлагали способы реализации запрашиваемого пользователями функционала.

В результате использования системы в несколько раз (от 3 до 5) сократилось время на подготовку отчетов, так как сформирована единая система хранения информации. Полученную выгоду можно описать в единицах рабочего времени руководителя проектов - экономия до 10-15%. Внедрение системы упростило проектную деятельность в компании: унифицированы требования к вводимой информации, данные быстро обрабатываются и результат предоставляется в требуемом для участников проектов виде. Разработана система дашбордов, позволяющая в онлайн режиме получать оперативную информацию о ходе и состоянии проекта и его компонентов".

Выводы

Заказчик отмечает, что внедрение ИСУП позволило качественно улучшить процессы управления проектами Академии и обеспечило менеджмент актуальной информацией по статусам выполнения проектных работ.

В ходе работы над проектом командам внедрения с обеих сторон удалось выстроить эффективные партнерские взаимоотношения, что является залогом успеха любого проекта организационных изменений.

www.advanta-group.ru