Внедрение ВРМS-платформы на комбинатах «Свеза»

Лесопромышленная группа «Свеза» к 2025 г. планирует перейти на отечественную ВРМS-платформу. Ожидается, что это не только поможет улучшить взаимосвязь между подразделениями, но и повысит эффективность выполнения поручений и задач в бизнес-процессах. Проект по внедрению ВРМS стартовал в 2023 г. В марте 2024 г. в рамках него была реализована система управления поручениями. В настоящий момент составлен долгосрочный план развития ВРМS-платформы, включающий оптимизацию текущей функциональности и добавление новых возможностей. О реализации проекта рассказывает руководитель направления по улучшению бизнес-процессов компании «Свеза», Виталий Гришин.

Ключевые слова: система для управления бизнес-процессами (BPMS), CRM-система, система управления поручениями, облачное хранилище данных, система управления контентом.

Как была организована работа изначально? С какими проблемами сталкивались сотрудники?

До внедрения BPMS платформы «Свеза» применяла CRM-систему, реализованную на SAP C4C. Однако после февраля 2022 г. российские пользователи были отключены от этого модуля и лишились возможности её использовать. Кроме того, SAP и все его модули — система с закрытым кодом, любые изменения в нее могут вносить только сертифицированные разработчики и консультанты, которых достаточно мало на рынке, и это приводит к длительным срокам внедрения и высокой стоимости. Помимо CRM, мы хотели навести порядок в системе управления контентом (Enterprise Content Management, ECM), а также интегрировать систему управления поставщиками (Supplier relations management, SRM), которой у нас до этого момента не было.

Таким образом, в 2022 г. руководством «Свезы» было принято решение объединить проекты по внедрению разных информационных систем в одну программу проектов, которая включает в периметр три модуля — CRM, ECM и SRM.

Платформа BPMs в большинстве случаев не требует написания кода. Благодаря этому можно быстро и легко адаптировать процессы под изменяющиеся потребности бизнеса, при этом снизив затраты на ее разработку и поддержку.

Мы понимаем, что собственная ИТ-система будет требовать частого обновления, оптимизации, внедрения обучающих программ, налаживания технической поддержки и много другого. Поэтому в ее управлении будет использован комплексный подход. Так, специалисты «Свезы» будут заниматься формированием долгосрочного бэклога, составлять техническое задание, бизнес-требования, заниматься развитием системы и курировать первую линию поддержки. Разработку, доработку, вторую и третью линии поддержки возьмут на себя компании-партнёры.

Кто стал инициатором проекта?

Инициаторами внедрения ВРМs-платформы выступили директора по логистике, закупкам и продажам «Свезы». Далее, дирекцией по развитию бизнес-системы совместно с направлением ИТ было предложено объединить эти проекты в программу, сформировать совместные требования к платформе и провести общий тендер. Однако в результате конкурса оказалось, что мы не можем выбрать одну платформу, которая подходила бы под все требования, поэтому было решено выбрать две. Так появились две платформы: ELMA (объединившая ECM с CRM) и Comindware (SRM). Несмотря на это, мы оставили их в составе одной программы для обмена опытом и координации действий между командами разных проектов, это дало хороший эффект.

Каковы этапы проекта?

После того, как удалось объединить три проекта в единую программу, мы начали разворачивать облачную инфраструктуру. Затем приступили к реализации первой части задачи — запуску cистемы управления поручениями (СУП). Поскольку проект был небольшим, мы смогли испытать на нем свои навыки и саму BPMs-платформу. В дальнейшем это упростило внедрение СRM.

Специалисты «Свезы» создали долгосрочную дорожную карту с большим числом модулей и доработок, которую необходимо реализовать для развития и поддержания продукта. План расписан на 1,5–4 года вперед в зависимости от модуля и в будущем будет регулярно обновляться.

Как сотрудники восприняли новшества?

В настоящий момент Система управления поручениями внедрена только в центральном офисе компании. Сотрудники нововведение восприняли позитивно, ведь после блокировки в 2022 г. продукта MS Teams они начали испытывать острую нехватку цифровых инструментов для управления рабочими задачами. Отмечу, что во время работ пользователи и линейные руководители активно включались в процесс и предлагали свою помощь в реализации проекта.

Внедрить платформу на комбинаты «Свезы» планируется до конца 2024 г. Сейчас над этим активно работает команда.

С какими трудностями столкнулись в ходе реализации, и как они были решены?

Основные трудности, с которыми мы столкнулись при интеграции BPMs-системы, были связаны с согласованием и выбором архитектурного решения. Также во время реализации задачи мы выявили «подводные камни», которые не были предусмотрены на стадии планирования. Например, отсутствие опыта в реализации подобных проектов на начальном этапе вызвало сложности в формировании бизнес-требований.

Каковы итоги и перспективы проекта?

В настоящий момент завершены проекты по разворачиванию облачного центра обработки данных и внедрению системы управления поручениями и СRM. По системе ECM защищена концепция и сформирован долгосрочный план развития продукта. Таким образом, стартовые проекты завершены. Система работает. Сотрудники «Свезы» к ней привыкают, активно используют и дают положительную обратную связь по ее функционированию.

Уже сегодня принят долгосрочный план развития продукта. Это будет не один проект, а множество. Следующая стадия — более глубокое развитие CRM, ее интеграция с SAP SD4 и другими системами, а также внедрение системы управления совещаниями Meeting Management System (MMS), канбан-доски и многое другое. Также рассматриваем возможность интеграции с корпоративным мессенджером «Синапс» (внутренний инструмент коммуникаций, который используется, в том числе, для взаимодействия и с внешними представителями подрядных организаций, - прим. ред.), SAP и другими программными решениями.

Мы хотим сделать из ВРМs удобное цифровое пространство, где пользователь мог бы не переключаться между приложениями и программами, а делать все в одном окне. Наша цель — максимально расширить функциональность платформы, чтобы она соответствовала потребностям нашего бизнеса и пользователей.