Агрофирма сократила время обработки заявок на 30% и в 4 раза ускорила работу с клиентами

Интегратор эффективных ИТ-решений «Первый Бит» завершил проект по внедрению CRM-системы и автоматизации работы с клиентами в ЗАО «Агрофирма Павловская нива», одного из лидеров Воронежской области в сфере растениеводства.

По результатам проекта агрофирма сократила среднее время обработки одной заявки с четырех до одного часа — в 4 раза быстрее за счет централизации данных и четких регламентов. Также была сформирована единая клиентская база в CRM: более 1 000 контактов и 300 компаний, доступных всем вовлеченным подразделениям. Теперь сотрудники экономят до 30% рабочего времени благодаря автоматизации рутинных операций и сокращению ручного ввода.

До начала проекта обработка клиентских обращений в агрофирме была полностью ручной. Заявки поступали по разным каналам и часто дублировались. Менеджерам приходилось тратить много времени на поиск информации и уточнение деталей, единая история взаимодействия с клиентом отсутствовала.

Так, на обработку одного лида уходило до 4 часов, при этом система централизованного учета, контроля и отчетности по заявкам фактически отсутствовала. Стало очевидно, что без перехода к единой CRM-системе развивать продажи и повышать качество сервиса невозможно.

Руководство компании приняло решение автоматизировать работу с клиентами с помощью решения Битрикс 24. В качестве интегратора выбрали компанию «Первый Бит», обладающую огромным опытом подобных проектов и профессиональной командой в штате.

Перед специалистами Первого Бита были поставлены цели: автоматизировать поступление входящих заявок из разных источников, оптимизировать работу сотрудников с обращениями, сформировать единую базу данных клиентов и заявок, а также автоматизировать бизнес процессы по работе с коммерческими предложениями, договорами и рекламациями. Также было поручено настроить отчетность по клиентской работе и загрузке отдела продаж.

Проект начался с детального обследования текущих бизнес-процессов агрофирмы. Специалисты интегратора провели аудит, выявили основные точки для автоматизации и подготовили техническое задание, которое учитывало специфику агробизнеса (сезонность, работа с семенами, логистика и т.д.), организационную структуру компании, а также распределение ролей в продажах. Все ключевые решения согласовывались с заказчиком, что позволило сформировать четкую концепцию внедрения CRM, учитывающую все внутренние бизнес-процессы.

В качестве основы была выбрана CRM на базе Битрикс24. Специалисты адаптировали стандартные модули под задачи агрофирмы, настроили сущности CRM (лиды, сделки, компании, контакты) с учетом специфики работ, задали необходимые поля и стадии для каждого типа сделки и обращения.

Ключевым элементом стало подключение CRM к учетной системе: была реализована интеграция с «1С:Управление торговлей», благодаря чему данные о клиентах и заказах начали автоматически синхронизироваться между системами, сократилось количество ручных операций и риск ошибок при переносе информации. Менеджеры получили актуальные данные по состоянию заказов и оплат.

«Особое внимание мы уделили воронке обработки лидов — для быстрых первичных контактов, квалификации и передачи перспективных запросов в продажи и воронке продаж семян, которая включила 14 этапов от подготовки коммерческого предложения до схемы оплаты и финального оформления договора», - отметил Пастощук Евгений Олегович, руководитель отдела Битрикс24, компании "Первый Бит".

Для снижения доли ручной работы и устранения «узких мест» специалисты внедрили смарт процессы и автоматизированные бизнес процессы по ключевым сценариям. Например, обработка обращений клиентов в едином смарт процессе с контрольными сроками и ответственными, согласование договора с протоколом разногласий и так далее.

Это позволило стандартизировать работу менеджеров, сократить число ошибок и ускорить прохождение заявок по всем этапам. Для успешного запуска CRM команда «Первого Бита» подготовила подробные пошаговые инструкции для сотрудников, провела серию обучающих сессий по ключевым сценариям.

После завершения проекта сотрудники агрофирмы стали использовать более 10 типовых отчетов для анализа работы отдела продаж, а удовлетворенность клиентов выросла на 20% (по итогам внутреннего опроса) за счет более быстрой обработки запросов и прозрачности взаимодействия.

«Проект позволил ЗАО «Агрофирма Павловская нива» перейти от разрозненной ручной обработки заявок к современной, централизованной системе управления клиентской работой. В результате компания получила устойчивый рост качества сервиса, повышение продуктивности менеджеров и надежную основу для дальнейшего развития продаж. Мы рекомендуем Первый Бит, как надежного партнера для внедрения современных решений в области автоматизации бизнеса», - отметил начальник отдела реализации семян и СЗР ЗАО «Агрофирма Павловская нива» Сергей Кириленко.