Автоматизация на 10% увеличила эффективность работы машиностроительного предприятия ООО «Инновация»

Интегратор эффективных ИТ-решений «Первый Бит» внедрил решение «1С:Документооборот» для компании ООО «Инновация», одного из лидеров рынка машиностроительных предприятий высокоточной металлообработки.
Благодаря проекту была автоматизирована работа с закупочными процедурами на электронных торговых площадках (ЭТП).

ООО «Инновация» участвует в проведении закупочных процедур с периодичностью 1–2 раза в неделю. Ранее документы для закупочных процедур обрабатывались вручную, что занимало большое количество времени, затягивало рабочий процесс и нередко приводило к ошибкам и неточностям.

Данные оперативно не фиксировались, что приводило к отсутствию прозрачной отчетности. Руководство компанией не имело возможности отслеживать актуальные статусы: что находится в ожидании, требует завершения или уже завершено.

«Мы самостоятельно приобрели продукт «1С:Документооборот» и начали минимально настраивать процессы и документы в системе, а также вносить доработки. Однако нашему штатному сотруднику не удалось полностью реализовать автоматизацию документооборота, поэтому мы решили обратиться за помощью к специалистам Первого Бита», — рассказал начальник тендерного отдела компании ООО «Инновация» Владимир Гусев.

При выборе подрядчика руководство бизнесом выбрало интегратора эффективных ИТ-решений «Первый Бит», специалисты которого зарекомендовали себя высоким уровнем профессионализма, экспертной оценкой и эффективным внедрением решений. Основной задачей для команды интегратора стала комплексная работа по настройке процесса обработки торговых процедур.

Прежде всего специалисты настроили систему регистрации, которая позволила интегрировать их с заявками клиентов и коммерческими предложениями. Это обеспечило более структурированный подход к управлению закупочными процедурами на электронных торговых площадках и упростило доступ к необходимой информации. В ходе проекта был настроен процесс согласования торговых процедур, благодаря чему сотрудники машиностроительного предприятия теперь могут получать информацию о ценах, знакомиться с проектами договоров и техническими заданиями.
Также была реализована возможность оставлять замечания и выгружать документы на жесткий диск для последующей загрузки на электронную торговую площадку. Это значительно упростило взаимодействие между участниками и ускорило процесс согласования.

Важным направлением работы «Первого Бита» стала оптимизация процесса утверждения. Теперь все действия фиксируются, что позволяет отслеживать историю документа и принимать обоснованные решения на основе полной информации.
Кроме того, была внедрена автоматизация заполнения форм торговой процедуры, что значительно снизило вероятность ошибок и упущений в типовых файлах.
Ключевым шагом оптимизации стало внедрение электронной подписи. Теперь сотрудники предприятия могут подписывать все документы одним кликом, что существенно сокращает трудозатраты на финальную подготовку документов перед загрузкой на торговую площадку.

Также, в рамках оптимизации бизнес-процессов команда ИТ-интегратора внедрила инновационную доработку, которая автоматизирует изменение статусов процедур в зависимости от текущей даты. Это решение повышает прозрачность и управляемость процессов, связанных с подачей заявок. В результате настройки процесса обработки закупочных процедур, были оптимизированы управление и организация работы в компании.

«Установлен порядок, генеральный директор видит итоговую отчетность, видит актуальные на текущий момент статусы закупочных процедур. В «Инновации» появилась прозрачная аналитика и структурированность в документации», — отметила Руководитель проекта интегратора «Первый Бит», центральный офис Воронежа, Анастасия Букреева.

Внедрение нового решения в деятельность компании позволило создать более эффективную, прозрачную и управляемую систему обработки закупочных процедур на ЭТП, что повысило общую производительность и конкурентоспособность компании ООО «Инновация».